Fastsettelse av kontraktsverdi

For å bestemme hvilke deler av forskriften som kommer til anvendelse for den enkelte anskaffelsen må oppdragsgiver først bestemme kontraktsverdien. Denne skal fastsettes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Beregningen av kontraktsverdien skal være holdbar på kunngjøringstidspunktet. Oppdragsgiver har ikke anledning til å velge en metode for beregning av kontraktsverdien med det formål å komme under terskelverdiene. Av samme grunn har kommunen eller fylkeskommunen ikke rett til å dele opp planlagt anskaffelse i flere mindre kontrakter. Ved beregningen skal det tas hensyn til opsjoner.

For å oppfylle de grunnleggende prinsippene om forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, er det å anbefale at oppdragsgiver utarbeider et notat over hvordan kontraktsverdien er fastsatt.

Valg av anskaffelsesform

Ved valg av anskaffelsesform må prinsippet om at konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen legges til grunn. Det vil si at oppdragsgiver ikke kan velge en omfattende prosess ved en anskaffelse med lav pris. Ved en for omfattende prosess vil det ikke være lønnsomt for leverandører å delta i prosessen. Motsatt bør ikke oppdragsgiver velge en for kort og enkel prosedyre for verdifulle og kompliserte anskaffelser. Her kan regelverket være til hjelp til å definere ytelsens eksakte utforming.

Ved anskaffelse av en tjenesteavtale om  forvaltning av kraft over nasjonal terskelverdi kan oppdragsgiver velge åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. Ved anskaffelser under nasjonal terkselverdi – anskaffelser etter del I – stilles det ingen krav til anskaffelsesprosedyren.

Konkurransegrunnlag

Som grunnlag for anskaffelsen må oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag. Hva konkurransegrunnlaget skal inneholde er oppstilt i anskaffelsesforskriften § 8-4. Av hovedpunkter kan nevnes:

  • Hvilken ytelse som skal anskaffes.
  • Hvordan konkurransen skal gjennomføres, herunder:
    • Hvilke frister som gjelder for innlevering av forespørsel om deltakelse og inngivelse av tilbud
    • Vedståelsesfrist for tilbudene
    • Hvilke tildelingskriterier som gjelder for vurdering av tilbudene og vektingen av disse
    • På hvilket eller hvilke språk tilbudet skal være skrevet
    • Henvisning til kunngjøringen

Konkurransegrunnlaget bør også inneholde spesifikasjoner eller krav for oppfyllelse av kontrakten. Kravene må angis på en måte som gjør at kravet til likebehandling mellom leverandørene er oppfylt. Oppdragsgiver kan også stille minimumskrav til leverandøren som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen. Hensikten med dette er å slippe å vurdere tilbud til leverandører som ikke er kvalifisert til å oppfylle kontrakten.

Kunngjøring

Kunngjøring av kontrakter skjer på doffin.no, den norske databasen for offentlige anskaffelser. Kunngjøringen må inneholde de opplysninger som er tilstrekkelige for at potensielle leverandører skal kunne melde sin interesse.

Kunngjøringstidspunktet er utgangspunktet for fristberegning etter regelverket.

Prekvalifisering

Ved begrenset anbudskonkurranse vil de leverandører som ønsker å inngi tilbud først gjennomgå en kvalifikasjonsvurdering. Ved kvalifikasjonsvurderingen vurderes de minimumskrav oppdragsgiver har oppstilt. Leverandører som ikke oppfyller minimumskravene vil ikke få anledning til å delta videre i konkurransen.
Oppdragsgiver har anledning til å begrense antall deltakere som får være med videre i anbudskonkurransen, dersom det er opplyst i kunngjøringen.

Valg av tilbud

Valg av tilbud og tildeling av kontrakt etter forskriftens Del II skal skje på grunnlag av objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge i anskaffelsesdokumentene. Ved anskaffelse av tjenesteavtale for forvaltning av konsesjonskraft, vil en tildeling kun basert på hvem som har den laveste prisen være utilstrekkelig og lite egnet. Kommunens inntjening vil jo være avhengig av hvor godt leverandøren klarer å forvalte kraften – og da vil leverandørens kompetanse og ressurser til å gjennomføre forvaltningen være av vesentlig betydning.

Vurderingen av tilbudene skal skje på objektivt og ikke-diskriminerende grunnlag basert på de tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen.

Tildeling av kontrakt

Etter at oppdragsgiver har vurdert tilbudene, skal kontrakt tildeles til det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles til alle deltakerne samtidig og det skal settes en karenstid som oppdragsgiver må overholde før kontrakten kan inngås. Tildelingen av kontrakten skal begrunnes, og karenstiden skal settes for å gi leverandøren som er uenig med vurderingen tid til å klage over oppdragsgivers beslutning, eventuelt å begjære midlertidig forføyning for å stanse kontraktsinngåelsen.

Ta gjerne kontakt med Kontakt oss i Kommunekraft om spørsmål vedrørende anskaffelsesprosessen.